Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

1. Parteien und Gegenstand

Der Auftragsverarbeiter ist Leon Matthies, Rathausstraße 33, 6900 Bregenz, Österreich („Duskwatch“). Der Verantwortliche ist die Agentur, die Duskwatch nutzt.

Gegenstand ist die Überwachung der vom Verantwortlichen verbundenen Automationsinstanzen: Duskwatch ruft deren API auf, erfasst Zustand und Vorfälle und meldet Fehler. Die Verarbeitung dauert für die Laufzeit des Nutzungsvertrags an.

2. Datenarten und betroffene Personen

Folgende Betriebsdaten der überwachten Automationen werden gespeichert:

• Namen, Zeitpläne und Aktivierungszustand der Workflows
• Ausführungs-IDs, Zeitstempel, Status und betroffene Knoten
• auf 500 Zeichen gekürzte Fehlermeldungen
• Instanz-URLs und ihre verschlüsselt gespeicherten API-Schlüssel

Ausführungsinhalte werden nicht gespeichert. Der Abruf von Fehlerdetails fehlgeschlagener Ausführungen kann vorübergehend Ein- und Ausgaben an Duskwatch übertragen. Von diesen Details werden nur der betroffene Knoten und die gekürzte Fehlermeldung aufbewahrt. Übertragene Inhalte, Workflow-Namen und Fehlermeldungen können personenbezogene Daten von Beschäftigten, Kunden oder anderen Personen enthalten, deren Daten die verbundenen Workflows verarbeiten. Der Verantwortliche sollte diesen Datenfluss vor dem Verbinden einer Instanz prüfen.

3. Weisungen

Duskwatch verarbeitet Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Der Nutzungsvertrag und die Einstellungen des Verantwortlichen in der Anwendung bilden diese Weisungen. Hält Duskwatch eine Weisung für rechtswidrig, teilt es dies mit und kann deren Ausführung aussetzen.

4. Vertraulichkeit

Alle an der Verarbeitung beteiligten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zugriff auf Produktivdaten erhalten nur Personen, die ihn für Betrieb und Fehlerbehebung benötigen.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

• Übertragung ausschließlich über TLS.
• Verschlüsselte Speicherung der Instanz-API-Schlüssel (AES-256-GCM), nach dem Speichern nicht mehr anzeigbar.
• Passwörter werden nur als Hashes gespeichert.
• Mandantentrennung: Jeder fachliche Datensatz trägt die Agenturkennung; sie stammt aus der Sitzung, nie aus der Adresszeile oder einem Formular.
• Keine dauerhafte Speicherung von Ausführungsinhalten; Fehlermeldungen auf 500 Zeichen gekürzt.
• Server und Datenbank in der EU (Oracle Corporation, Rechenzentrum Frankfurt).
• Tägliches Backup; Wiederherstellung erprobt und dokumentiert.
• Getrennte Umgebungen für Entwicklung und Betrieb; Zugangsdaten nur in der Produktivumgebung.

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche stimmt folgenden Unterauftragsverarbeitern zu:

• Oracle Corporation, Rechenzentrum Frankfurt – Hosting von Anwendung und Datenbank, EU.
• Brevo (Sendinblue GmbH), EU-Region – Zustellung von Alarm-E-Mails, EU.
• ImprovMX SAS, Frankreich – Weiterleitung von E-Mails an duskwatch.me, EU.
• Slack oder Telegram – nur wenn der Verantwortliche solche Kanäle selbst einrichtet. Diese Anbieter verarbeiten außerhalb der EU; die Einrichtung ist freiwillig.

Weitere Unterauftragsverarbeiter werden 30 Tage im Voraus in Textform angekündigt. Der Verantwortliche kann widersprechen; in diesem Fall kann er aus wichtigem Grund kündigen.

7. Unterstützung

Duskwatch unterstützt den Verantwortlichen bei Betroffenenanfragen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Meldepflichten. Wird eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, meldet Duskwatch sie unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntwerden.

8. Löschung und Rückgabe

Der Verantwortliche kann seine Daten jederzeit in der Anwendung löschen. Nach Ende des Nutzungsvertrags werden alle Daten gelöscht, sobald keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Backups verfallen nach ihrer Aufbewahrungsfrist.

9. Nachweise und Kontrollen

Duskwatch weist die Einhaltung dieser Pflichten auf Anfrage nach. Vor-Ort-Kontrollen sind mit angemessener Vorankündigung und in einem den Betrieb nicht beeinträchtigenden Umfang möglich.

10. Schlussbestimmungen

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss seiner Kollisionsnormen. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der übrige Vertrag wirksam. Änderungen bedürfen der Textform.